Сводная таблица
Эксель, такая потрясающая вещь, что диву даешься. Это какая-то бездна формул, функций и методов для расчетов, а также привидение этих расчетов/данных в человеческий вид.
Сводная таблица используется только в тех случаях, когда большой объем данных и его надо пересчитывать каждый день или неделю, а у в вашей учетной программе это не предусмотрено. Тогда вам на помощь спешит построитель сводных таблиц Excel’я.
Приведу пример: имеется компания, которая ведет базу продаж, отгрузой/загрузок по номенклатуре каких то товаров. Необходимо сделать выборку по продажам за весь период, допустим 2009, или 2010 или 2011… года, далее надо весь год разбить по месяцам, или дням или кварталам.
Что вам потребуется: надо экспортировать данные из учетной программы в эксель, или csv (точка с запятой) или через табы в текстовый документ. Затем, открыть эти данные с помощью экселя и начать их преобразовывать к нужному виду. Имеются данные (рис. 1), в 2007-ом кликаем поле “Вставка”->”Сводная таблица”->Указываем диапазон столбцов (не ячеек)!!! (Дата, Фирма, Артикул, Наименование, Количество), жмем “Enter”.
Рис. 1
У вас должно появиться пустое поле и справа окно с полями, возле которых можно поставить галочку. Теперь, немного пошаманив, данные можно привести к разным видам (рис. 2, рис. 3, рис. 4, рис. 5).
Рис. 2
Рис. 3
Рис. 4
Года в столбцах (рис. 2)
Выбираем последовательно: Дата, Наименование, Артикул, Количество; кликаем по полю с датой и выбираем в параметрах “Группировать по полю” (рис. 5), выбираем необходимые поля (рис. 6).
Рис. 5
Рис. 6
Далее делаем в точности как на рисунке 6, перекидываем поля из верхних полей в нижние, методом удержания левой клавиши мыши.
Рис. 7
Обратите внимание, что у вас написано в окошке “Значения”. Если “Количество по полю К…” , а вам нужно видеть сумму, то кликаем на маленькую стрелочку возле названия и выбираем “Параметры поля значений” и открывшемся окне выбираем “Сумма”, жмем “Ок”.
Сделайте пару, тройку экспериментов со строками и столбцами и добейтесь необходимых результатов.
